17/06/2021 às 06h06

O que é o Workflow e como utilizá-lo na sua gestão?

Construtor de Vendas Marketing
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Processos e rotinas são muito importantes na nossa vida.

  

Através deles, criamos um fluxo de atividades diárias que nos permitem seguir o dia de maneiras sempre semelhantes. A rotina da manhã é um bom exemplo disso: acordamos, tomamos café da manhã, banho e, então, partimos para o trabalho. E, muito embora cada pessoa tenha sua rotina específica, uma coisa é certa: com ela, aumentamos nossa produtividade no decorrer dos dias.

 

Hoje, vamos falar sobre uma situação muito semelhante e ainda mais benéfica: o workflow. Um fluxo de trabalho bem estabelecido pode alterar completamente a forma como fazemos negócios, nos permitindo maior assertividade e sucesso em cada etapa.

  

E então, está pronto para conhecer mais sobre a técnica? Acompanhe com a gente! 

Workflow: definição

O workflow nada mais é que o fluxo de trabalho dentro de qualquer empresa.

  

Diferente para cada um, o workflow funciona como nossa rotina diária: embora possa ser parecido para muitas organizações, cada uma tem suas particularidades.

  

Dessa forma, os workflows possuem diferentes etapas e processos, que devem ser seguidos rumo à finalização de determinada tarefa. Podendo ser aplicada nas mais diversas situações, uma incorporadora pode apresentar workflow de leads, atendimento, repasse e outros. Tudo depende das suas necessidades.

  

Geralmente, um fluxo de trabalho é representado por fluxogramas. Esse modelo é caracterizado pelo uso de quadros e traços, de modo que da tarefa inicial derive uma tarefa posterior e, dela, outra, até que seja atingida a etapa final.

  

Um exemplo simples de workflow é o seguinte: 

Escrever postagem -> Diagramar postagem -> Publicar postagem. 

Simples, não é mesmo?

Os benefícios da Automação do Workflow 

Da mesma forma que nós podemos executar nossa rotina da manhã “no automático”, um fluxo de trabalho também pode ser automatizado.

  

E existem muitos benefícios para a prática. É importante compreender que nem todos os workflows são simples e diretos. Uma empresa geralmente tem um workflow específico para cada processo interno, e, dentro de cada um deles, dezenas de etapas e atividades. Por isso, quando se torna muito difícil gerenciar manualmente o workflow, nós optamos por realizar sua automação.

 

Embora pareça complicada, a automação de um workflow é relativamente simples: você dá a uma plataforma a tarefa de atuar pontualmente em cada etapa do processo e suas equipes ficam responsáveis por sua manutenção e por outras atividades dentro do fluxograma. Isso otimiza a realização do trabalho e confere mais modernidade a uma empresa.

  

Dentre os inúmeros benefícios da automação, os principais são:  

Personalização 

Lembra que dissemos que cada um tem sua rotina? Pois é, com o workflow não é diferente. Cada empresa tem o seu modelo próprio, e uma boa plataforma de automação deve levar isso em consideração.

 

O Construtor de Vendas oferece um workflow personalizável para cada processo interno da sua incorporadora. Sendo assim, você pode montar seu fluxograma como achar melhor, mantendo seus processos intactos e adaptando sua experiência com o CRM às necessidades da organização.

 

Personalizando seu próprio workflow, você garante a cara da sua empresa em todas as atividades internas. Além disso, suas equipes também têm a liberdade de visualizá-lo da maneira que quiser: no formato de fluxograma, kanban, funil e muito mais! 

Criação de uma rede de atividades 

A possibilidade de criar e editar seu próprio workflow nunca foi tão real!

 

Você pode criar uma rede de atividades que respondam às necessidades específicas da sua incorporadora. Seja para gerenciar leads, vendas, repasses, atendimento e muito mais, sua empresa tem a possibilidade de montar uma verdadeira teia de processos que garantirão o sucesso das suas atividades-chave.

 

No CV, cada atividade adicionada dentro do seu fluxograma é muito mais que um aparato visual: torna-se uma tarefa inclusa no workflow do processo e interligada com as demais atividades dentro da rede de etapas.  

Redução de custos

Não precisamos te pedir para imaginar, você provavelmente já sentiu na pele as dificuldades de gerenciar manualmente um workflow intenso. As tarefas são grandes e as possibilidades de erro, maiores ainda. Enquanto isso, o tempo útil para cada atividade é curto passa com pressa.

  

Por isso, um workflow automatizado diminui o retrabalho e corta custos dentro da empresa de diferentes formas:

 

  • Menor índice de erros: com ele, suas equipes não precisam se preocupar com as minúcias de cada fase. A própria plataforma supre suas necessidades e cada time pode monitorar processos e analisar resultados com mais calma, diminuindo sobremaneira a quantidade de erros humanos cometidos.
  • Aumento da produtividade: claramente, automatizar tarefas permitem que seus colaboradores invistam tempo em tarefas mais relevantes. Isso aumentará a produtividade e fará com que cada hora trabalhada valha muito mais a pena!

 

Maior transparência  

Ter toda a sua rotina de trabalho ao alcance das mãos é incrível.

 

Com o workflow, você pode ter mais transparência em cada processo. É possível visualizar cada etapa com clareza e entender quais atividades estão dando certo, quais não estão funcionando e onde a equipe pode melhorar. Tudo isso numa tela de computador, com acessibilidade e fácil visualização

Facilidade de gestão 

Gerir um processo automatizado é muito mais fácil! Você consegue destinar os esforços da sua equipe para trechos específicos do workflow e gerenciar melhor as atividades dentro de cada etapa.

 

Sua principal tarefa, agora, é diagnosticar pontos de conflito dentro do fluxo de trabalho e buscar as melhores soluções para resolvê-lo. E, por ser um fluxograma personalizável, você pode apostar em novas soluções sempre que achar necessário, de maneira fácil e coerente com os processos internos. 

Personalize o workflow da sua incorporadora!  

Resta alguma dúvida de que o workflow automatizado é uma mão na roda para sua empresa? Com certeza não!

 

Tendo aprendido os melhores benefícios do processo, resta descobrir como aplicá-lo da melhor forma dentro da sua empresa. Existem alguns passos que devem ser tomados para colocar a teoria em prática da melhor forma. Para isso, você precisa estar por dentro das etapas internas de cada processo para o qual você criará um workflow.

 

Está preparado? Vamos lá! 

Categorize as etapas de cada processo 

O primeiro passo nesse momento é entender do começo ao fim cada uma das etapas constituintes de um processo da incorporadora. Sendo assim, se você deseja montar um workflow de leads, por exemplo, é importante que as equipes responsáveis por todo o acompanhamento de potenciais clientes delimitem absolutamente todas as etapas pelas quais ele pode passar.

  

Uma vez entendidas as etapas, categorize-as!

 

Se sua empresa utiliza um CRM como o Construtor de Vendas, é muito fácil fazer isso. Você só precisa adicionar as etapas uma a uma e interligá-las, de modo que fique claro onde se inicia o workflow e onde ele tem fim. Se algumas etapas intermediárias tiverem mais de uma conexão, não tem problema: isso apenas significa que existe mais de uma forma de se chegar nelas.

 

Finalmente, você precisa destacar pré-requisitos para se chegar em cada etapa seguinte, para que elas tenham características específicas entre todos os agentes dentro dela.  

Delimite responsáveis

Líderes de departamento devem poder gerenciar e, se preciso, fazer a manutenção do seu próprio workflow. Por isso é muito importante que sejam definidos responsáveis por cada um deles.

  

Além disso, eles são muito importantes para guiar seus times dentro desse workflow. São eles que supervisionarão cada processo, designarão esforços específicos em cada etapa e avaliarão os resultados e oportunidades de intervenção no workflow.  

Utilize um CRM 

Por último, mas não menos importante, sugerimos a utilização de uma boa plataforma de CRM. Com ela, você consegue automatizar seus workflows e designar responsáveis. É possível, também, personalizá-los conforme sua necessidade e avaliá-los com precisão e facilidade a partir da sua tela de computador.

  

Assim, fica muito mais fácil mensurar resultados, entender oportunidades e aplicar novas estratégias. 

Workflow: o futuro dos fluxos de trabalho 

Hoje, pudemos aprender um pouco mais sobre a definição de workflow, suas principais aplicações e benefícios no mercado imobiliário.

  

A verdade é que o futuro está chegando para o setor da construção, e nós não podemos ficar de fora. O jeito como organizamos nossos processos e encaramos os desafios na nossa rotina de trabalho podem se tornar aquilo que nos diferencia do concorrente. Então é muito importante que estejamos preparados para o mercado e que utilizemos as melhores ferramentas em nosso favor.

  

Está pronto para encarar o futuro? Venha sem medo, pois o CV está ao seu lado nessa empreitada! 

 

Este conteúdo é oferecido para você pelo Construtor de Vendas em parceria com o VMV Group. O CV é CRM mais completo do mercado imobiliário. Contando com as soluções de prospecção, venda, relacionamento, gerenciamento e integração, o CV te permite ter um panorama completo da sua empresa na tela do computador. Da prospecção de leads ao pós-venda, você garante otimização e agilidade na gestão de vendas de sua equipe. Quer conhecer mais? Clique aqui

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